Inapoi pe site
Termeni și Condiții Confidențialitate Cookies DPA

Politica de Confidențialitate

Versiunea 2.0 — Ultima actualizare: 30 aprilie 2026

1. Identitatea Operatorului

Acest serviciu este operat de QUANTEMI S.R.L., denumită în continuare „Rezervatio.AI" sau „Operatorul".

Date de contact Operator:

  • Denumire: QUANTEMI S.R.L.
  • CUI: 54694424
  • Număr Registrul Comerțului: J2026031979003
  • Sediu social: Năvodari, Jud. Constanța, Str. Liniștii nr. 8
  • Email general: contact@rezervatio.ai
  • Email protecția datelor: privacy@rezervatio.ai
  • Site web: https://rezervatio.ai

1.1 Roluri în protecția datelor

Rezervatio.AI oferă o platformă SaaS de rezervări care include: un agent vocal AI pentru rezervări telefonice automate, un dashboard pentru afaceri și aplicația mobilă Rezervatio Book prin care clienții fac rezervări direct. În raport cu datele personale prelucrate, rolul nostru variază în funcție de categoria de utilizator:

Categorie utilizatorRolul Rezervatio.AIRolul utilizatorului afacerii (clientul nostru B2B)
Vizitator site (rezervatio.ai)Operator
Proprietar afacere (cont dashboard)Operator
Apelant (client final care sună pentru rezervare)Persoană împuternicită (Procesator)Operator
Utilizator Book (cont rezervări mobil)Operator

Pentru apelanții care sună în afacerile clienților noștri B2B, afacerea respectivă (restaurantul, salonul, clinica etc.) este Operatorul de date, iar Rezervatio.AI acționează ca Persoană Împuternicită conform Art. 28 GDPR. Detaliile relației sunt reglementate prin Acordul de Procesare a Datelor (DPA) încheiat la onboarding.

1.2 Contact protecția datelor

Pentru întrebări privind protecția datelor sau pentru a vă exercita drepturile GDPR, contactați-ne la privacy@rezervatio.ai. Răspundem în maxim 30 de zile conform Art. 12(3) GDPR.

Aveți de asemenea dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) — detalii în secțiunea 13 a acestui document.

2. Date personale pe care le colectăm

Colectăm diferite categorii de date în funcție de tipul utilizatorului. Mai jos sunt prezentate explicit toate datele prelucrate pe platforma noastră.

2.1 Date colectate de la proprietarii de afaceri (cont dashboard)

CategorieDate specificeSursă
Identificare contNume, prenume, număr telefon (autentificare OTP), emailÎnregistrare manuală
Date afacereDenumire afacere, tip activitate, adresă, oraș, telefon contactOnboarding
Configurare serviciuPersonal angajat (nume, telefon, rol), servicii oferite, mese/cabinete, programOnboarding
Date facturareDate fiscale firmă (CUI, sediu), informații plată (procesate de Stripe)Activare abonament plătit
Date utilizareAdrese IP, jurnal autentificări, acțiuni dashboardAutomat la utilizare
ConsimțăminteTermeni acceptați, versiuni documente, data acordului, IPLa înregistrare

2.2 Date colectate de la apelanții (clienții finali ai afacerilor)

Când un client final sună o afacere care utilizează Rezervatio.AI pentru a face o rezervare, agentul vocal AI procesează:

CategorieDate specificeSursă
Identificator apelNumăr telefon (CallerID)Furnizor telefonie
Conținut apelAudio conversație, transcript text, data/ora apel, duratăÎn timpul apelului
Detalii rezervareNume rezervare, număr persoane, data/ora dorită, serviciu solicitat, observații (ex. alergii alimentare, cerințe speciale)În timpul apelului
Status rezervareConfirmat, anulat, modificat, no-showSistem + dashboard afacere

Atenție — date sensibile (Art. 9 GDPR): În contextul clinicilor medicale sau cabinetelor stomatologice, conversațiile pot include spontan informații de sănătate (simptome, motiv consultație). Agentul vocal este instruit să nu solicite explicit astfel de date. Dacă apelantul le menționează din proprie inițiativă, ele sunt prelucrate strict pentru gestionarea rezervării și beneficiază de aceleași măsuri de securitate ca toate celelalte date.

2.3 Date colectate de la utilizatorii aplicației Rezervatio Book

Utilizatorii care își creează cont în aplicația mobilă Rezervatio Book pentru a face rezervări direct (fără apel telefonic):

CategorieDate specifice
Identificare contNumăr telefon (autentificare OTP); numele este obligatoriu la prima autentificare; email (dacă vă autentificați cu Google sau Apple)
Rezervări propriiIstoric rezervări făcute prin aplicație, status, observații
Mesaje rezervareConținutul mesajelor schimbate cu afacerea în legătură cu o rezervare. Se șterg la ștergerea contului. Temei: executarea contractului (Art. 6(1)(b)).
FavoriteBusiness-uri / specialiști salvați ca favorite
Notificări pushToken de notificări push / identificator de notificare generat de sistemul de operare al dispozitivului, folosit exclusiv pentru notificări legate de rezervări; dezactivabil oricând din setări. Temei: consimțământ (Art. 6(1)(a)).
LocațieDoar local pe dispozitiv (dacă acordați acces), pentru afișarea hărții și a business-urilor apropiate — nu este transmisă către sau stocată pe serverele noastre.
CamerăAcces la cameră doar pentru scanarea codului QR al unui business (rezervare rapidă). Imaginea este procesată local pe dispozitiv; nu este transmisă către sau stocată pe serverele noastre.
CalendarDacă alegeți „Adaugă în calendar", rezervarea este scrisă ca eveniment în calendarul dispozitivului. Operațiune strict locală; nu accesăm și nu stocăm datele din calendarul dumneavoastră.
Date utilizareAdrese IP autentificare, dispozitiv, sistem de operare
ConsimțăminteAcceptare prin continuarea utilizării (Termeni + Politica de Confidențialitate); aplicația nu înregistrează versiuni/dată/IP — spre deosebire de contul business din dashboard, unde consimțămintele sunt înregistrate versionat.

2.4 Date colectate automat de la vizitatori (rezervatio.ai)

La accesarea site-ului colectăm minimul necesar pentru funcționare și analiză:

NU folosim Google Analytics, Facebook Pixel, sau alte servicii de tracking publicitar pe site-ul de prezentare.

2.5 Apel demo (vizitator nelogat)

La inițierea unui apel demo de pe pagina principală (formularul „Sună-mă"):

CategorieDate specificeSursă
Identificare apelNumăr de telefon, adresă IP, timestampVizitator (introducere manuală)
Anti-abuzCod OTP temporar (SMS, valabil 10 minute), token Cloudflare TurnstileGenerat automat pentru verificare deținător număr

Bază legală: consimțământ explicit (Art. 6(1)(a) GDPR). Acordați permisiunea apăsând „Sună-mă" și completând codul OTP primit prin SMS.

Sub-procesatori: aceiași ca pentru întreaga platformă — vezi secțiunea 5 (Telnyx pentru telefonie/SMS, ElevenLabs pentru agentul vocal AI, Cloudflare pentru Turnstile anti-bot).

Conversația vocală este procesată prin ElevenLabs pentru funcționarea agentului vocal AI. Rezervatio.AI nu păstrează în baza sa de date fișierul audio sau transcriptul integral; poate păstra metadatele apelului și un rezumat operațional. Furnizorul de voce poate prelucra și păstra temporar audio, transcript și date tehnice conform configurației serviciului, acordului contractual și propriei politici de confidențialitate. Detalii despre retenție pot fi solicitate la privacy@rezervatio.ai.

Retenție specifică demo: numărul de telefon și datele tehnice sunt păstrate numai cât este necesar prevenirii abuzului și securității. Codurile OTP expiră după 10 minute; evidențele tehnice aferente sunt curățate ulterior conform procedurilor operaționale.

Drepturile dumneavoastră: puteți cere ștergerea imediată a numărului utilizat trimițând email la privacy@rezervatio.ai. Datele se șterg în maxim 72 ore.

3. Temeiul legal al prelucrării (Art. 6 GDPR)

Fiecare prelucrare de date are un temei legal explicit. Mai jos sunt prezentate temeiurile pentru fiecare scop:

Scop prelucrareTemei legal Art. 6
Furnizare serviciu rezervări (apel + dashboard + Book App)Art. 6(1)(b) — executarea contractului
Comunicări tranzacționale (confirmări rezervări prin SMS/email)Art. 6(1)(b) — executarea contractului
Facturare și contabilitateArt. 6(1)(c) — obligație legală (Codul Fiscal RO)
Securitate platformă, prevenire fraudă, jurnale auditArt. 6(1)(f) — interes legitim
Îmbunătățire serviciu (analiză agregată, statistici de utilizare)Art. 6(1)(f) — interes legitim
Comunicări de marketing (newsletter, oferte)Art. 6(1)(a) — consimțământ explicit (opt-in)
Date sensibile menționate spontan în apelTemeiul și condiția aplicabilă din Art. 9 GDPR sunt stabilite de Operatorul care furnizează serviciul; Rezervatio.AI le prelucrează numai la instrucțiunile acestuia și nu solicită activ astfel de date
Răspuns la cereri ANSPDCP / autorități judiciareArt. 6(1)(c) — obligație legală

Când temeiul este interesul legitim (Art. 6(1)(f)), am efectuat o evaluare de echilibrare (LIA) care confirmă că interesele noastre legitime nu prevalează asupra drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor vizate. Documentația LIA poate fi solicitată la privacy@rezervatio.ai.

Când temeiul este consimțământul (Art. 6(1)(a)), aveți dreptul să îl retrageți oricând fără consecințe asupra serviciului de bază — vezi secțiunea 8.

4. Cum utilizăm datele dumneavoastră

Datele colectate sunt folosite exclusiv pentru scopurile declarate la secțiunea 3. În concret:

Nu vindem și nu închiriem date personale niciunei terțe părți. Nu folosim datele dumneavoastră pentru profilare în scopuri publicitare și nu le partajăm cu rețele de advertising sau brokeri de date.

5. Furnizori și destinatari ai datelor

Pentru furnizarea serviciului utilizăm furnizori specializați care pot prelucra date personale în calitate de persoane împuternicite, sub-procesatori sau, pentru anumite operațiuni proprii, operatori independenți. Rolul depinde de serviciul prestat și este reglementat prin contractele și condițiile aplicabile. Atunci când acționăm ca persoană împuternicită pentru clienții business, sub-procesatorii relevanți sunt prevăzuți în DPA.

FurnizorRol posibilSediu / regiuni de prelucrareScop
Hetzner Online GmbHPersoană împuternicită / sub-procesatorGermania, Uniunea EuropeanăGăzduirea infrastructurii principale, inclusiv servicii backend și baze de date administrate de Rezervatio
Cloudflare Inc.Persoană împuternicită / sub-procesator; operator pentru anumite servicii propriiSUA / infrastructură globalăSecuritate, protecție DDoS și anti-abuz, distribuirea conținutului și gestionarea traficului
Scaleway SASPersoană împuternicită / sub-procesatorFranța, Uniunea EuropeanăTrimiterea emailurilor tranzacționale și operaționale, inclusiv confirmări, invitații și notificări privind contul
Telnyx LLCPersoană împuternicită / sub-procesatorSUA; servicii disponibile și în SEE, în funcție de configurațieFurnizarea numerelor de telefon, rutarea apelurilor și trimiterea mesajelor SMS
ElevenLabs Inc.Persoană împuternicită / sub-procesatorSUA / infrastructură conform configurației și acordului aplicabilProcesarea conversațiilor pentru agentul vocal AI: recunoașterea vorbirii, generarea răspunsurilor vocale și transcrierea tehnică
StripePersoană împuternicită și/sau operator independent, în funcție de operațiuneIrlanda / SUA, în funcție de entitatea contractualăProcesarea plăților, gestionarea abonamentelor și prevenirea fraudei, atunci când serviciul este activat
Apple Inc.Furnizor de servicii și operator independent pentru operațiunile propriiSUA / infrastructură globalăAutentificare prin Sign in with Apple și livrarea notificărilor push către dispozitivele Apple
Google Ireland Limited / Google LLCFurnizor de servicii și operator independent pentru operațiunile propriiIrlanda / SUA, cu infrastructură globalăAutentificare prin Google Sign-In; notificările Android vor fi descrise când serviciul aferent este activat
Expo / 650 Industries, Inc.Persoană împuternicităSUA / infrastructură globalăIntermedierea notificărilor push ale aplicației Rezervatio Book către serviciul de livrare al platformei dispozitivului

Regiunile efective pot varia în funcție de serviciu și configurație. Transferurile internaționale sunt realizate prin mecanismele legale aplicabile, descrise în secțiunea 6. Lista sub-procesatorilor utilizați atunci când Rezervatio acționează pentru un client business este inclusă în Acordul de Procesare a Datelor (DPA).

5.1 Notificare modificări sub-procesatori

Ne rezervăm dreptul de a adăuga sau înlocui sub-procesatori. Pentru clienții B2B, vom notifica orice modificare cu cel puțin 30 de zile înainte, conform Art. 28(2) GDPR. Aveți dreptul să vă opuneți unei modificări, caz în care putem rezilia contractul de comun acord.

6. Transferuri internaționale de date

O parte din sub-procesatorii noștri sunt stabiliți în Statele Unite. Pentru aceste transferuri folosim mecanismele de protecție aprobate de Comisia Europeană:

Pentru Telnyx (telefonie și SMS), există regiune europeană disponibilă. Pentru ElevenLabs (procesare voce AI), în deployment-ul actual procesarea audio se face în infrastructura globală ElevenLabs cu garanții contractuale DPF + SCC. Lista completă de sub-procesatori ElevenLabs este publică la compliance.elevenlabs.io.

7. Cât timp păstrăm datele (retenție)

Păstrăm datele numai atât timp cât sunt necesare pentru scopurile declarate, pentru securitate, soluționarea cererilor și respectarea obligațiilor legale. Duratele de mai jos reprezintă politica aplicabilă; atunci când o obligație legală, o cerere justificată sau un litigiu impune altfel, datele relevante pot fi păstrate pe durata necesară.

Categorie dateDurată păstrareAcțiune la expirare
Rezervări și date operaționale asociatePe durata contului și ulterior cât este necesar scopului, obligațiilor legale sau apărării drepturilorȘtergere sau anonimizare, după caz
Metadate și rezumate ale apelurilorPe durata necesară furnizării serviciului, suportului, securității și soluționării incidentelorȘtergere sau anonimizare conform politicii aplicabile
Audio și transcript integral procesate de furnizorul de voce AIConform configurației și acordului contractual aplicabil furnizoruluiȘtergere conform setărilor și procedurilor furnizorului; informații la cerere
Date tehnice și de securitate (inclusiv IP și jurnale)Cât este necesar prevenirii abuzului, securității și investigării incidentelorȘtergere, trunchiere sau anonimizare, după caz
Cont după confirmarea cererii de ștergere7 zile (perioadă de grație pentru restaurarea accesului)După termen, identitatea activă este eliminată, iar datele operaționale sunt șterse sau anonimizate, cu excepțiile legale aplicabile
Jurnale de consimțământ, export și ștergereCât este necesar demonstrării conformității și apărării drepturilorAcces restricționat; ștergere la expirarea necesității sau obligației legale
Apeluri demo (număr telefon, IP și date anti-abuz)Perioadă scurtă, limitată la prevenirea abuzului și securitateȘtergere sau anonimizare conform procedurii operaționale
Coduri OTP demo10 minute valabilitate; datele tehnice aferente sunt păstrate numai cât este necesar securitățiiInvalidare la expirare și curățare ulterioară
Facturi și documente fiscale10 aniPăstrare conform Codului Fiscal RO

Aplicăm proceduri tehnice și organizatorice pentru ștergere sau anonimizare. Puteți solicita informații despre criteriile aplicate unei categorii concrete de date la privacy@rezervatio.ai.

8. Drepturile dumneavoastră

În conformitate cu GDPR, aveți următoarele drepturi cu privire la datele personale prelucrate de noi:

8.1 Dreptul de acces (Art. 15)

Aveți dreptul să obțineți confirmarea că prelucrăm date despre dumneavoastră și să primiți o copie a acestora într-un format structurat (JSON). Puteți obține această copie la cerere, contactând privacy@rezervatio.ai; vom răspunde în termenul legal (o lună, conform Art. 12(3) GDPR).

8.2 Dreptul de rectificare (Art. 16)

Puteți corecta sau actualiza datele inexacte sau incomplete direct din dashboard / aplicație sau prin email la privacy@rezervatio.ai.

8.3 Dreptul la ștergere (Art. 17, „dreptul de a fi uitat")

Puteți solicita ștergerea contului și a datelor asociate:

După confirmarea cererii există o perioadă de grație de 7 zile în care accesul poate fi restaurat printr-un link unic. După termen, identitatea activă și datele operaționale sunt șterse sau anonimizate conform scopului și obligațiilor aplicabile. Anumite evidențe fiscale, de securitate sau de audit pot fi păstrate dacă legea ori apărarea drepturilor o impune. Datele deja anonimizate nu pot fi restaurate.

8.4 Dreptul la restricția prelucrării (Art. 18)

Puteți solicita limitarea temporară a prelucrării datelor în cazuri specifice (ex. contestați exactitatea datelor până la verificare). Cerere la privacy@rezervatio.ai.

8.5 Dreptul la portabilitate (Art. 20)

Vă puteți exporta datele în format structurat, comun și prelucrabil automat (JSON), la cerere, contactând privacy@rezervatio.ai. Vom răspunde în termenul legal (o lună, conform Art. 12(3) GDPR).

8.6 Dreptul de opoziție (Art. 21)

Vă puteți opune oricând prelucrării bazate pe interes legitim (Art. 6(1)(f)). Vom înceta prelucrarea cu excepția situațiilor în care avem motive legitime imperioase care prevalează sau pentru constatarea / exercitarea unor drepturi în instanță.

8.7 Drepturi privind deciziile automate (Art. 22)

Agentul vocal AI procesează cererile de rezervare automat, dar nu produce decizii cu efecte juridice sau similar semnificative asupra dumneavoastră. Refuzul unei rezervări nu constituie o decizie automată în sensul Art. 22 (este o consecință operațională — capacitatea afacerii este limitată). Aveți totuși dreptul să solicitați intervenție umană — orice afacere clientă a noastră are obligația de a verifica manual cazurile contestate.

8.8 Dreptul de retragere a consimțământului (Art. 7(3))

Când prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră (ex. marketing), îl puteți retrage oricând din setările contului sau prin email la privacy@rezervatio.ai. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

8.9 Termen de răspuns

Răspundem cererilor în maxim 30 de zile conform Art. 12(3) GDPR. În situații complexe, termenul poate fi prelungit cu încă 60 de zile cu notificare prealabilă.

8.10 Dreptul de plângere

Aveți dreptul să depuneți plângere la ANSPDCP (vezi secțiunea 13) sau la autoritatea de protecție a datelor din statul membru de reședință.

9. Securitatea datelor (Art. 32 GDPR)

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor:

9.1 Măsuri tehnice

9.2 Măsuri organizatorice

Niciun sistem nu este 100% impenetrabil. Dezvoltăm constant măsurile de protecție și vă încurajăm să folosiți parole puternice pentru contul dumneavoastră (la activarea autentificării cu parolă, dacă alegeți această opțiune în loc de OTP).

10. Notificare incidente de securitate

În cazul producerii unei încălcări a securității datelor (data breach) care poate genera un risc pentru drepturile și libertățile dumneavoastră, vom proceda conform Art. 33 și 34 GDPR:

Menținem un registru intern al tuturor incidentelor de securitate, conform Art. 33(5) GDPR.

11. Cookies și stocare locală

Site-ul și aplicația folosesc tehnologii de stocare locală pentru funcționarea de bază. Detalii complete în Politica de Cookies.

În rezumat:

12. Modificări ale prezentei politici

Putem actualiza această Politică de Confidențialitate pentru a reflecta modificări operaționale, juridice sau tehnologice. Modificările semnificative vor fi notificate prin:

Pentru modificări care necesită un consimțământ nou (ex. extindere scop prelucrare), vă vom solicita acordul explicit înainte de aplicarea modificărilor. Versiunile anterioare sunt arhivate intern și pot fi furnizate la cerere.

Versiunea curentă: 2.0 — 30 aprilie 2026

13. Plângere la ANSPDCP

Dacă considerați că prelucrarea datelor dumneavoastră încalcă GDPR sau alte prevederi legale, aveți dreptul să depuneți plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

  • Adresă: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București, cod poștal 010336
  • Telefon: +40 318 059 211 / +40 318 059 212
  • Fax: +40 318 059 602
  • Email: anspdcp@dataprotection.ro
  • Site: www.dataprotection.ro

Vă încurajăm să ne contactați întâi la privacy@rezervatio.ai înainte de a depune o plângere — am dori să rezolvăm direct orice problemă pe care o aveți.

14. Contact

Pentru orice întrebare legată de această Politică de Confidențialitate sau de prelucrarea datelor dumneavoastră:

Email principal protecția datelor: privacy@rezervatio.ai

Email general: contact@rezervatio.ai

Operator: QUANTEMI S.R.L.

CUI: 54694424

Sediu: Năvodari, Jud. Constanța, Str. Liniștii nr. 8

Site web: https://rezervatio.ai

Pentru întrebări privind protecția datelor sau pentru a vă exercita drepturile GDPR, contactați-ne la privacy@rezervatio.ai. Răspundem în maxim 30 de zile conform Art. 12(3) GDPR.

Ultima actualizare: 30 aprilie 2026 — Versiunea 2.0